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La generación del mensaje, su envío y la recepción es inmediata, automática y corroborable. Se evitan los errores manuales, y se facilita la consulta del archivo de facturas.
El idioma usado entre cliente y proveedor es el mismo. Todo intercambio de información electrónica requiere un lenguaje estándar que comparten el emisor con un GLN identificativo y el receptor con otro GLN que se diferencia de los demás. Existen clásicos EDIFACT, X12, XML, …
Tanto el emisor como el receptor reducen costes de emisión, envío y archivo de las facturas. Diversos estudios han demostrado que este ahorro puede llegar hasta el 90% respecto a los procesos de facturación tradicionales.
La eficacia de los procesos de emisión y recepción, la inmediata entrega, y la práctica eliminación de errores en la generación y contabilización de facturas, reducen los plazos de cobro.
La emisión y recepción de facturas se realiza empleando redes privadas o servicios específicos como AS2, FTPS y otros. Además, con los sistemas de firma digital se puede garantizar la integridad, el origen y la autenticidad de estas facturas.
Es posible automatizar los procesos de validación y casación a partir de los datos contenidos en el documento. El origen electrónico del documento permite la integración automática en el sistema y por tanto su contabilización, dejándolas listas para su pago sin prácticamente intervención humana.